社内ミーティングは30分以内が有効な理由 #21

こんにちは。

外資広告代理店マネージャーのSです。

今回は社内ミーティングは30分以内が有効な理由について書いていきます。

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まず個人的に共有させて頂きたいのが、今年マイクロソフトが週休3日制を試験的に導入し生産性が40%も向上させることができたのが大きく話題になったと思います。

これまで週5日勤務、週2日休みという当たり前の概念を覆す取り組みは私にとっても非常に興味のある内容でした。

シンプルに考えると、「無駄な時間を減らして、その分を好きなことができる時間にする、もしくは休暇とする」これができれば正直なところ、多くの企業が生産性を向上させながら、より時間を効率よく活用できると考えます。

本当にそのミーティングは60分必要?

皆さんはミーティングを設定する際、基本的に何分間設けておりますでしょうか?おそらく60分と設定している人が多いのではないでしょうか?Googleカレンダーが代表的なカレンダーツールとなり、各企業で導入されていると思いますが、デフォルトの設定だと60分間の予定を組むことになるため、自ずと一つのミーティングも60分間とカウントしているのだと思います。ただ、よくミーティングに参加してみると、当初の議論とは逸れた対話や準備不足のために本来話し合うべきトピックに関して対話できず、再度ミーティングを関係各社と実施するような場面をよく見かけます。これ一切無駄ですよね。細かいことかもしれませんが、本当にそのミーティングは60分必要なのか?設定時に吟味することが重要になります。

事前準備が合わせて重要

正直なところ、適切な事前準備ができていれば30分以内で事足りるというのが私の経験則となります。例えば、事前準備として、以下の最低2つがあります。

2つの事前準備

議事録フォーマットの用意

→ミーティング中およびミーティング後の情報共有ツールとして使うため

アジェンダおよびゴールの設定

→何について議論するのか、何を決めるのか明確にするため

予めこの2つがあれば、概ね議論が逸れることなく、情報共有が関係各社に漏れなく行き渡ります。基本的な内容にも関わらず、この2つが欠けているがために、何となくミーティングを行なっている人が多いので、だらだらと時間を過ごすことになり、結果としてそれが生産性の低下に繋がったりします。常にミーティングを30分以内で完結させられれば、「ミーティングの数 x 30分間」を他の作業時間に当てることができますよね?時間は有限なので、有効的に活用するか否かで、本当に人や組織毎の生産性に差が出ます。

マネージャーとしては、ミーティングに関するルール決め(オペーレーションマネージメントに属するタスク)をしっかりと行うことで、組織の生産性向上をもたらすことができるので、是非気をつけて考えていきたいポイントになります。

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