マネージャー主導で始める業務プロセス改善とは #16

こんにちは。

外資広告代理店マネージャーのSです。

今回はマネージャー主導で始める業務プロセス改善とはについて書いていきます。

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以前、以下のマネージャーの仕事の定義でも解説しましたが、

その中の主な内容として、オペレーションマネージメント(他部署を含めた生産性の高い業務プロセスの策定および推進)があります。

 

マネージャーの仕事の定義 #4
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なぜ業務プロセス改善が必要か

プロジェクトに関する業務は一つの部署で完結しないケースがあるため、他部署と協力の元、開発および納品が必要となります。その際、マネージャーがやるべきこととしては、「生産性の高い業務プロセスの策定および推進」となります。

生産性に関しては時間をイメージしてもらえるとわかりやすいです。

成果が同じ場合、業務プロセスA(24時間)と業務プロセスB(16時間)のものでは、明らかにBの方が生産性が高いと言う事ができます。

そのため、「最短の時間で最高の成果を出す仕組み」を考えられるマネージャーが組織の生産性を維持する上で、非常に重要になります。

見直すべき点とその他関係者との協力

まず、業務プロセスを改善するためには以下のような要素を見直す必要があるでしょう。既に決まっているプロセスの中には必ずと言っていいほどに改善できる点がたくさんあるはずです。

例)

・情報共有の場所/共有頻度など設定されているか

→全員が同じ情報レベルでスピーディーに進行/遂行をする

・無駄なミーティングが含まれていないかどうか

→1度に集約できる場合は、関係者との個別実施から全体進行にし、短縮を図る

・1つ1つのミーティング時間が長すぎないか

→通常60分のものを30分に、単なる進捗共有であれば30分を15分にし、短縮を図る

また、他部署との協力が必須であることを考えると、プロセス策定にあたってはその他マネージャーとの事前のすり合わせも必要事項となります。

マネージャー間でのコミュニケーションがしっかり取れた上で、業務プロセスを策定できれば、部署間の関係性向上が見込め、お互いに改善点の指摘を実施できるようになります。

マネージャー同士のコミュニケーション方法については押さえるべき点がいくつかあるので、また別の機会に解説していきます。

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